Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

KI-Werke Bremen GmbH
Karl-Ferdinand-Braun-Str. 5, 28359 Bremen, Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Nonito Capuno
Telefon: (0421) 989 956 44
E-Mail: info@ki-werke-bremen.de

2. Datenschutzbeauftragter

IITR Datenschutz GmbH, Dr. Sebastian Kraska
Marienplatz 2, 80331 München
Telefon: 089 1891 7360
E-Mail: email@iitr.de

3. Aufruf der Anwendung (Server-Logdateien und Fehlerdiagnose)

Beim Aufruf werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet: gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode sowie übermittelte Datenmenge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb. Die Protokolle werden kurzfristig gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Tritt ein technischer Fehler auf, wird zur Diagnose ein Fehlerbericht erzeugt. Er enthält Zeitpunkt, Fehlermeldung, die betroffene Programmstelle, die aufgerufene URL sowie die internen Kennnummern des Nutzerkontos und des betroffenen Projekts. Inhalte aus Gutachten, Korrespondenz oder Entwürfen werden nicht übertragen, ebenso wenig Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse. Die Berichte werden mit der selbst betriebenen Software Bugsink auf eigenen Servern in Deutschland verarbeitet; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Erkennung und Behebung von Störungen. Die Berichte werden nach Ablauf einer kurzen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

4. Nutzerkonto

Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse und ein kryptografischer Hash des Passworts (das Passwort selbst wird nicht gespeichert) sowie optionale Stammdaten des Sachverständigen: Titel, Bürobezeichnung, Telefonnummer, Anschrift und Signaturtext. Diese Stammdaten dienen der Erstellung von Antwortschreiben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).

5. Projekt- und Gutachtendaten

Je Verkehrswertgutachten legen Nutzer ein Projekt an. Dabei werden verarbeitet: das hochgeladene Gutachten als PDF-Datei und der daraus extrahierte Volltext, die in die Anwendung eingefügte Korrespondenz von Eigentümern und Beteiligten, die daraus erzeugten Antwortentwürfe in ihren Versionen sowie der Verlauf des Assistenten-Chats.

Diese Unterlagen enthalten regelmäßig personenbezogene Daten Dritter (etwa Eigentümer, Verfahrensbeteiligte, Anschriften und Objektangaben). Für deren Verarbeitung ist der jeweilige Sachverständige als Nutzer der Anwendung Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; der Betreiber handelt insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung des Nutzers.

6. Einsatz von KI-Diensten

Zur Erzeugung der Antwortentwürfe werden der Inhalt der eingefügten Korrespondenz und relevante Auszüge des Gutachtentextes an den Dienst Requesty übermittelt, der die Anfrage an ein Sprachmodell des Anbieters OpenAI weiterleitet. Die Verarbeitung durch das Sprachmodell erfolgt auf Microsoft-Azure-Infrastruktur in der Europäischen Union (Region Schweden). Für die Weiterleitung über Requesty kann eine Übermittlung an Server außerhalb der Europäischen Union nicht ausgeschlossen werden; sie erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 44 ff. DSGVO).

Enthält ein hochgeladenes Gutachten keine maschinenlesbare Textebene (reiner Scan), wird die PDF-Datei ersatzweise zur Texterkennung an Mistral AI (Paris, Frankreich) übermittelt. Dieser Schritt findet ausschließlich in diesem Ausnahmefall statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Entwurfserzeugung die zentrale Funktion der Anwendung ist. Zu Kosten- und Betriebszwecken werden je Aufruf ausschließlich Metadaten protokolliert — Modellbezeichnung, Anzahl der Tokens bzw. Seiten, Dauer, Erfolg und geschätzte Kosten. Inhalte werden nicht protokolliert.

7. E-Mail-Versand

Die Anwendung versendet transaktionale E-Mails, insbesondere zum Zurücksetzen des Passworts. Verarbeitet werden dabei die E-Mail-Adresse und der Name des Kontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt: ein Sitzungs-Cookie zur Aufrechterhaltung der Anmeldung und ein Cookie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery. Es kommen keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Werkzeuge (etwa Google Analytics) und keine Werbe-Pixel zum Einsatz. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

9. Empfänger und Hosting

Die Anwendung wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, auf Servern in Deutschland betrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weitere Empfänger sind die unter Ziffer 6 genannten KI-Dienste. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

10. Speicherdauer

Kontodaten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert. Projekte, hochgeladene Gutachten und die zugehörige Korrespondenz bleiben gespeichert, bis der Nutzer sie löscht oder das Konto beendet wird; anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen.

13. Verschlüsselung

Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und der Anwendung erfolgt durchgehend TLS-verschlüsselt (HTTPS).